Ak ste pred niekoľkými rokmi potrebovali s kolegami vytvoriť prezentáciu pre klienta, posielali ste si ju medzi sebou v prílohe mailu. Samozrejme, s každou novou správou pribudla aj nová verzia. Keď sa takýchto verzií nakopí veľké množstvo, nastáva problém. Chyby sa stávajú, a preto si môžete stiahnuť zlú verziu, ktorú finálne odprezentujete. Ak ste si, prípadne, nechávali túto úlohu na poslednú chvíľu, človek, ktorý spája všetky verzie slidov do jedného celku tak, aby to aj dobre vyzeralo, má veľa roboty a málo času.
Upravujte dokumenty na cloude
Ako sa to dá robiť inak? Znížiť riziko negatívnych situácií pomôže uloženie prezentácie na OneDrive a jej následné zdieľanie so všetkými členmi tímu zodpovednými za túto úlohu. Každý z nich môže v reálnom čase editovať danú prezentáciu a zodpovedná osoba môže súčasne pridávať komentáre alebo opravovať to, čo už bolo uložené.
OneDrive má aj jednu malú zaujímavosť. Keby náhodou člen tímu nemal niektorý z programov balíčka Office (v našom prípade PowerPoint), danú prezentáciu môže upravovať cez prehliadač vďaka PowerPoint online, ktorý je súčasťou OneDrive for Business. Výhodou tohto riešenia je aj to, že prezentáciu otvoríte a upravíte aj zo svojho mobilného telefónu. Podobným spôsobom spolupráce môžete vo firme pracovať na zmluve alebo zadaní pre dodávateľa či vypracovaní projektu pre zákazníka.
Píšte a zdieľajte svoje poznámky s ostatnými
Súčasťou balíčka Office 365 je aj poznámkový blok OneNote, ktorý som vám bližšie predstavil vo svojom predošlom článku. Jeho výhody, ktoré zlepšia spoluprácu a komunikáciu v rámci tímu, som nedávno využil aj v praxi.
Zúčastnil som sa konferencie, kde som si počas prezentácie písal poznámky do OneNote na svojom mobile a súčasne som do poznámkové bloku priamo vložil fotografie prezentovaných slidov. Keď sa chcem s kolegami podeliť o svoje poznatky, jednoducho im nazdieľam tento svoj poznámkový blok, kde ľahko dopíšem prípadné úlohy alebo zvýrazním body, ktoré si s nimi chcem prejsť.
Spolupracujte v tíme efektívnejšie
Ďalším zaujímavým, ale už pokročilejším spôsobom spolupráce v tíme je využitie skupín, tzv. Groups. Groups vlastne nahrádza prácne vytváranie sitov na SharePointe a distribučných zoznamov na exchange. Ako to teda funguje? Používateľ, napríklad manažér projektu alebo tímu, si vytvorí skupinu, nazve ju Prototyp a určí jej členov. Na SharePointe je pre nich vytvorený spoločný site na zdieľanie dokumentov, ku ktorému získa každý používateľ automaticky prístup. Vznikne spoločná mailová schránka daného projektu so zdieľaným kalendárom a každému používateľovi sa vytvorí aj samostatná položka v Outlooku.
Takýmto spôsobom bude celá mailová komunikácia týkajúca sa daného projektu na jednom mieste. Groups prináša výhody pre všetkých členov tímu. Všetci majú prístup k zdieľaným dokumentom, nikto nestráca čas ich hľadaním v mailoch a prílohách. Samozrejme, dá sa ísť aj ešte ďalej a využiť v tíme MS Project, ale to už je skôr vysoká škola projektového manažmentu a tímovej spolupráce.
Veľkou výhodou Office 365 je, že nástroje sú pekne poprepájané, a tak aj pri editovaní Word dokumentu môžete četovať priamo s kolegami, s ktorými na projekte robíte, cez Skype for Business. Využiť môžete aj tzv. chytré prílohy (smart attachments). Outlook vo verzii Office 2016 pripojí do prílohy posledné editované dokumenty. Keď ich máte uložené v cloude (OneDrive alebo SharePoint online), tak miesto prílohy vám Outlook pridá do mailu link, čím eliminujete množstvo mailov s veľkými prílohami.
Tieto spôsoby a triky vám zásadne dokážu ušetriť čas, ktorý trávite v práci alebo na projekte. Chce to trochu snahy zmeniť vaše pracovné návyky, ale ako odmenu získate voľný čas navyše.
