Open space alebo „veľkopriestorové kancelárie“ sú stále bežným a obľúbeným javom. Pôvodne vznikli z niekoľkých dôvodov. Jedným z nich je nákladová a priestorová efektivita. V porovnaní s viacerými menšími kanceláriami, v ktorých pracuje menší počet osôb, sú, z hľadiska využitej plochy a nákladov, veľkopriestorové kancelárie efektívnejšie.
Predpokladá sa, že v open space bude častejšia vzájomná komunikácia zamestnancov aj vďaka tomu, že ktokoľvek môže kedykoľvek za kýmkoľvek prísť. Problémy sa vyriešia efektívnejšie, rýchlejšie, jednoduchšie a zvýši sa kreativita či motivácia zamestnancov.
V realite často môžeme vidieť zníženie nákladov, ale podľa niektorých zistení veľkopriestorové kancelárie neprispievajú k vyššej motivácii zamestnancov, skôr naopak, zamestnanci v nich majú viac rušivých vplyvov. Môže ísť o priame vyrušovanie, keď za vami príde kolega osobne, alebo nepriame, akým je napríklad hluk na pozadí. ktorý sa väčšina z nás naučí podvedome filtrovať (ťukanie klávesnice, telefonovanie alebo rozhovory). Okrem toho platí staré známe, koľko ľudí, toľko chutí.
Niektoré štúdie sa bližšie pozreli aj na hypotézu, že v open space je vyššia produktivita preto, že si kolegovia navzájom pomáhajú. Zistenie bolo nečakané: funguje to v prípade tých zamestnancov, ktorým „je pomáhané“ (ich produktivita stúpa), lenže to má negatívne dopady na tých zamestnancov, ktorí „pomáhajú“ (ich produktivita klesá).
Ako zlepšiť svoj pracovný výkon v open space
Čo môžeme vyskúšať, ak pracujeme v open space a cítime, že občas nám to prostredie pri práci viac škodí ako pomáha? Tu je niekoľko tipov, ktoré pomáhajú pri každodennom pracovnom živote aj mne:
- Sluchadlá – množstvo kolegov rieši situácie, keď sa potrebujú plne sústrediť, sluchádlami na ušiach. Tie zaručene eliminujú okolité zvuky. Dokonca vám v tých slúchadlách často ani nemusí hrať hudba – rovnako dobre môže poslúžiť obľúbená audiokniha alebo čokoľvek iné, čo beží na pozadí a pomáha vám lepšie sa sústrediť na to, čo práve robíte. Relatívne nové slúchadlá s technológiou na potlačenie hluku okolia (noice cancellation) dokážu „zrušiť“ okolitý hluk v už okamihu, keď si ich nasadíte. Ak máte tú možnosť, vyskúšajte napríklad Bose QuietComfort.
- Zrušenie všetkých zvukových notifikácií – ak máte mail nastavený tak, že sa po každej prijatej správe ozve z notebooku slávnostné „ta-dá“, kolegovia sa vám asi nepoďakujú. Rovnaký princíp platí aj o zvukoch na mobile. Nastavte si zvonenie v telefóne na primeranú hlasitosť alebo len na vibrovanie, a vyberte si niečo nerušivé.
- Telefonáty si zaslúžia súkromie – vždy je lepšie ísť telefonovať na chodbu alebo do voľnej miestnosti, ktorá je nablízku.
- Využívanie zasadačiek – ak máme možnosť, konferenčné hovory sa snažíme riešiť v osobitných miestnostiach.
- Práca z domu – niekedy je zmena prostredia produktívna a v domácom prostredí na nás pôsobí menej rušivých vplyvov.
- Vyčleňte si svoj priestor – môžeme si vybudovať drobný vlastný kút. Niekedy stačí malý paravan, rastlina či dobre umiestnený monitor, aby sme mali viac súkromia a robilo sa nám lepšie.
- Dohodnuté pravidlá – ak to inak nejde, použijeme demokratické hlasovanie.
