Pracovný kalendár je dobrý sluha, ale zlý pán


10.04.18
Publikoval Michal Pindiak

V predchádzajúcich príspevkoch sme si prešli viacero spôsobov, ako organizovať svoju prácu efektívnejšie a menej stresujúco. Vo svete, keď už je vo väčších spoločnostiach zriedkavé prežiť deň bez niekoľkých pracovných stretnutí či konferenčných hovorov, nám môže pomôcť prastarý vynález ľudstva – kalendár.


Aj keď nálezy, ktoré potvrdzujú, že naši predkovia sledovali čas, pochádzajú z celého obdobia neolitu, prvý skutočný kalendár údajne začali používať starí Sumeri. Prvé kalendáre slúžili najmä na sledovanie ročných období, záplav či iných poľnohospodárskych cyklov a náboženských udalostí.

Postupne pribudli mesiace, týždne, dni, rôzne výročia, narodeniny a meniny. V roku 1996 sa udiala jedna na pohľad neškodná udalosť: na trh bol uvedený Office 97 a jeho aplikácia Outlook začala okrem e-mailov dobýjať aj svet firemných mítingov a kalendárov.

To, ako budú vyzerať pracovné dni, pre mnohých z nás určuje aj pracovný kalendár v niektorej z dostupných aplikácií. Ako to urobiť, aby nám neškodil, ale pomáhal? Nie každý míting je naozaj dobre využitý čas, a ak vaša práca nie je len o tom, ako vykázať počet a trvanie stretnutí, nie je najlepšie zaplniť si celý deň iba nimi. Samozrejme, nie vždy nad tým máme kontrolu.

Pomôcť nám pri tom môže zopár jednoduchých tipov:

1. Rezervovať si čas aj na prácu

Keby ste mali mať denne 3 – 4 stretnutia či konferenčné hovory doobeda a rovnaký počet aj poobede, je nízka šanca, že sa počas takéhoto dňa dostanete aj k práci na iných úlohách. Rezervujete si preto pravidelné termíny na skutočnú prácu do kalendára tak, aby ostatní kolegovia videli, že v tom čase už niečo máte. Aj polhodina takéhoto času v deň, ktorý je inak zaplnený stretnutiami, vie pomôcť.

2. Venujte niektoré dni iba pracovným úlohám

Ak máte tú možnosť, po niekoľkých dňoch plných stretnutí si doprajte jeden, keď budete mať naplánovaných menej mítingov a namiesto toho môžete viac rozmýšľať, dokončovať úlohy a tvoriť.

3. Spisujte si pravidelne míting minúty

Po stretnutiach je vhodné spracovať aj výstup v podobe sumára a prípadných dohodnutých úlohách spolu so zodpovednými osobami. Znova, ak máte viac stretnutí za sebou alebo so zložitejšou agendou, môžete si v kalendári zarezervovať čas na spracovanie výstupu zo stretnutí. Výstupy zo stretnutí, alebo mítingové minúty, sa ľahšie robia bezprostredne po nich, keď ešte máte témy v čerstvej pamäti. A dobre spracovaný výstup vie často zachrániť oveľa viac času, ako trvalo samotné spracovanie.

4. Plánujte dĺžku mítingov reálne

To, že kalendár v Outlooku má trvanie stretnutia štandardne prednastavené na polhodinové intervaly, ešte nemusí znamenať, že ich tak budete reálne plánovať. Ak potrebujete zavolať štyroch ľudí na 15 minút, aplikácia vám umožní urobiť aj kratší míting.

5. Ukončite stretnutie podľa možností načas

Stretnutia by mohli končiť načas. Každý z nás určite pozná aj ľudí, ktorí sa po hodine mítingu, ktorého trvanie sami naplánovali na hodinu, ešte len začnú dostávať „do švungu“. Čo nemusí byť úplne ideálne v prípade, ak vám hneď potom začína iné stretnutie, na ktorom tiež máte byť, alebo ak máte pol hodinu času, počas ktorého sa pred ďalšími stretnutiami chcete len narýchlo najesť a popri bagete za počítačom vybaviť aspoň zopár e-mailov. Už z ohľaduplnosti voči iným by sa stretnutia mali skončiť v určenom čase.

6. Prispôsobte sa aj kalendárom svojich kolegov

Pracovný kalendár ostatným kolegom zobrazuje, kedy môžete ísť na stretnutie a kedy nie. Môžete to ale rozumne využiť aj na rozplánovanie pracovného dňa. Chodíte do práce na siedmu? Váš kolega na deviatu a rád by vás pozval na stretnutie na piatu podvečer, keď už ale máte ísť po dieťa do škôlky? Ak máte tú možnosť, skúste si rezervovať v kalendári čas od pol piatej tak, aby tam ohľaduplní kolegovia stretnutia nedávali, rovnako ako vy nedávate stretnutia im o pol ôsmej. Alebo ste už niekoľko dní po sebe pre stretnutia nestihli ani krátky obed? A čo tak dať si do kalendára od 12.00 do 12.30 obed, aby ostatní videli, že v tom čase už niečo máte?

7. Ukážte svoj kalendár kolegom

Outlook (a iné aplikácie) vám umožňujú zdieľať svoj kalendár s inými kolegami. Môžete si vybrať, kto uvidí len to, či ste v danom čase k dispozícii alebo na stretnutí, a kto uvidí detaily. Medzi tie patrí napríklad to, že v danom čase máte v kalendári udalosť „finalizujeme cenníky“ a stretávate sa v miestnosti číslo 6 na ôsmom poschodí. Okrem toho môžete tento kalendár využívať aj na pripomenutie nepracovných udalostí – napr. „lekár so synom“ alebo „narodeniny manželky“. Tieto udalosti viete vždy označiť ako súkromné, a tým pádom ich neuvidí nikto z kolegov.

A to najdôležitejšie na koniec – každá pracovná aplikácia, každý počítačový program by tu mal byť len na to, aby ste vy mohli svoju prácu robiť jednoduchšie, ľahšie či rýchlejšie. A máte plné právo prispôsobiť si ju tak, aby vám v tomto ohľade vyhovovala čo najviac.

ZDIEĽAŤ ČLÁNOK: