Nech robíme, čo robíme, deň má stále len 24 hodín. A ak je ten deň pracovný, je pravdepodobné, že približne osem hodín z neho strávime na svojom pracovnom mieste. To ale neznamená, že všetok ten čas môžeme práci aj skutočne venovať. Určite poznáte ten pocit, keď sa za celý deň nezastavíte, no napriek tomu sa vám nepodarí urobiť väčšinu z toho, čo ste potrebovali. Vtedy prichádza na rad efektívny time management.
Zlodeji času
Jedným z najväčších zlodejov času sú napohľad neškodné drobné vyrušenia. Kolega sa chce pochváliť, ako cez víkend pokosil trávnik, iná kolegyňa objavila nový recept na smoothie.
Väčšina vyrušení však súvisí s prácou. Sú to otázky, krátke telefonáty či návštevy kolegov, ktoré nás často vytrhnú z pracovného tempa. Aj keď ich často zodpovieme už za niekoľko sekúnd, naplno sa vrátiť k pôvodnej pracovnej úlohe nám potrvá ďalších pár minút.
Time management v praxi: Pomodoro
Čo môžeme robiť, keď nás počas dňa čaká množstvo úloh a o osem hodín potrebujeme odísť? Jedným zo záplavy riešení, ako na efektívny time management, je aj metóda Pomodoro. Jej myšlienka je veľmi jednoduchá – sústrediť sa na jednotlivé úlohy tak, aby „odsýpali“.
Môj deň s metódou Pomodoro vyzerá zhruba takto: 25 minút sa venujem len jednej aktivite, žiadne vyrušenia, e-maily, SMS-ky ani Facebook. Existuje len jedna činnosť a plné sústredenie sa na ňu. Po 25 minútach mám krátku prestávku a po nej sa celý cyklus opakuje. Po štyroch opakovaniach príde dlhšia prestávka. Ak túto jednoduchú zásadu dodržím, za každých 25 minút toho stihnem urobiť viac.
Zdá sa vám to až podozrivo jednoduché? Možno aj je, no nepoznám veľa ľudí, ktorí by mali to šťastie, že sa venujú jednej pracovnej činnosti bez vyrušenia takmer pol hodiny. Celé Pomodoro je stručne vysvetlené aj v tomto dvaapolminútovom videu. A podobne ako väčšina z metód na zvýšenie produktivity, aj Pomodoro má množstvo „svojich“ aplikácií, napríklad:
Android: ClearFocus: Productivity Timer
iPhone: Be Focused alebo Flat Tomato
Na jej vyskúšanie žiadnu aplikáciu nepotrebujete. Stačia vám obyčajné hodinky, webový prehliadač a táto stránka.
Prečo má pracovný týždeň 40 hodín?
Pri Pomodoro sa snažím naplno využiť čas, ktorý mám k dispozícii, a usilujem sa toho urobiť čo najviac. Núka sa, samozrejme, aj otázka, prečo nepracovať dlhšie než tradičných 40 hodín týždenne alebo osem hodín denne. Ten 40-hodinový pracovný týždeň však nevznikol len tak.
Zaslúžil sa oň aj Henry Ford. Snažil sa prísť na to, ako nastaviť pracovný čas tak, aby boli (nielen) jeho zamestnanci čo najproduktívnejší. Zistil pri tom zaujímavú vec: ak dĺžka pracovného týždňa stúpne nad 40 hodín, krátkodobo sa zvýši aj produktivita. Po približne štyroch týždňoch sa to však otočí – produktivita klesá a množia sa chyby. Zaujímavé články (v angličtine) na túto tému sú napr.:
The research is clear: Long hours backfire for people and for companies
10 huge productivity lessons I learned working 90-hour weeks last month
Druhá stránka je od Chrisa Baileyho, Kanaďana, ktorý v roku 2013 vyštudoval marketing a manažment. Odmietol ponuky od zamestnávateľov a namiesto toho sa rok venoval svojmu hobby – roku produktivity. Skúšal a preveroval rôzne metódy na zvýšenie produktivity a svoje skúsenosti priebežne publikoval aj na vlastnej stránke. Mnohé z jeho zistení sú prekvapujúce, no pritom v praxi skutočne fungujú.
