Začnem asi tým, že Office 365 som začal používať pred približne 2 rokmi a odvtedy sa stal súčasťou môjho nielen pracovného, ale aj súkromného života. O výhodách, ktoré Office 365 prináša firmám, som už čo-to napísal. Dnes sa na to pozriem z druhej strany a predstavím vám, ako Office 365 pomáha mne, ako zamestnancovi a čiastočne aj ako bežnému spotrebiteľovi. Keďže trávim v práci veľa času, to najdôležitejšie je pre mňa nájsť spôsob, ako ten čas ušetriť.
Takmer neobmedzený mailbox
V Office 365 získate poštovú schránku s veľkosťou 50 GB , ktorá vám zmení život. Ocenia ju všetci používatelia, ktorí sa pravidelne trápia so známou hláškou Vaša poštová schránka je takmer plná. Mailová komunikácia je stále populárna vo väčšine firiem a s podobným problémom som sa osobne stretával priemerne raz za 2-3 týždne.
Po nej nasledovala veľká snaha upratať maily medzi rôzne lokálne adresáre (.pst) so zachovaním si nejakej logiky, aby som potom v prípade potreby bol schopný tieto dôležité maily s o to dôležitejšími prílohami nájsť. Ak používate podobný systém „údržby“ vášho mailboxu, určite viete, že pri triedení a následnom vyhľadávaní stratíte množstvo času.
50 GB mailbox je takmer nezaplniteľný a pre mňa to znamenalo vytvoriť si adresárovú štruktúru priamo v rámci mailovej schránky. V tom momente je vyhľadávanie mailov a využívanie tzv. threadov na nezaplatenie. Všetky maily sú vždy a všade dostupné a nemusíte dokonca zapínať ani notebook, všetky informácie nájdete aj vo svojom smartfóne.
Všetky dáta sú vždy prístupné
Asi to poznáte, máte svoj firemný počítač, v ktorom si dôsledne ukladáte všetky dôležité maily, prezentácie, zmluvy a tabuľky. Všetko je v poriadku dovtedy, kým nenarazíte na obmedzenia, ktoré sa týkajú veľkosti alebo typu dát. No keďže sme len ľudia, notebook môžeme stratiť, rozbiť alebo nás ráno prekvapí pokazený disk. Vtedy je naša práca väčšinou nenávratne preč a zostáva len dúfať, že tú prezentáciu, ktorú máte ukázať klientom alebo šéfovi, si uložil aj váš kolega.
Riešením používateľa Office 365 je jeho dedikovaný cloudový úložný priestor – OneDrive for Business s kapacitou 1 TB. Všetky dáta sú neustále synchronizované s cloudom, a preto aj strata notebooku či pokazený disk neznamená hneď koniec sveta, maximálne tak z pohľadu chýbajúcich dát, ktoré sa nestihli zosynchronizovať, kým ste boli offline.
Keďže OneDrive appka existuje aj na akýkoľvek mobil či tablet vaše dáta sú dostupné vždy, stačí sa pripojiť na internet. V súkromnom živote si takto zálohujem svoje fotky a dokumenty na PC, ale aj dáta z mobilu a tabletu.
Zaujímavý pohľad na toto úložisko prichádza v momente, keď potrebujete pracovať s kolegami, ale aj dodávateľmi na jednom projekte. Spoločne si zazdieľate dokumenty v cloude a namiesto preposielania mailov a plnenia mailboxov pracujete na týchto dokumentoch online a vždy v aktuálnej verzii.
Na tento spôsob práce si najskôr musíte zvyknúť, ale po pár hodinách používania oceníte úsporu času, ktorú so sebou prináša. Predstavte si takmer typickú situáciu, keď zmluvu pripomienkujú 2-3 ľudia a vašou úlohou je agregovať zmeny a udržiavať dokument vždy v najnovšej verzii. OneDrive dokáže zefektívniť aj tento problém.
Office 365 mi zjednodušuje môj pracovný život a vďaka nemu viem veci riešiť rýchlejšie a lepšie. Veľkou výhodou je, že súbor aplikácií a funkcií sa neustále rozširuje. O tom sa však dočítate v druhom pokračovaní tohto článku.
